洋服を商品として量産をする前にはサンプル作成が必要になります。
いきなり作りたい商品を量産するとイメージと違う商品を量産することになるため、
まず量産時の指標となるサンプル作成
を行います。
サンプル作成をするメール依頼の方法一つで、商品作りがスムーズにいくかの分かれ目となるとても大事な部分です。
その中でも実はとても大事になるのがメールでの依頼方法になります。
今日は、サンプル作成に超重要なメール術についてお伝えをします！
スムーズに服作成をするサンプル依頼に重要なポイントとは？
まず、理想のサンプルを作るために大事なポイントとは何でしょうか？
理想のサンプルを作りたければ、
作りたいイメージを明確に伝える
ということが大事です。
そのためにも
①分かりやすい指示書
②分かりやすいメールでの依頼
がポイントになります。
①分かりやすい指示書
サンプル作成は指示書を元に作成をします。
そのため、
工場が見て分かりやすい指示書
というのが求められます。
・必要な内容が書かれていても仕様書上で分かりづらい
・仕様の指示や絵がわかりずらい
と工場は間違った解釈をして作成をしてしまう可能性があります。
自分以外の人が見てもわかりやすい指示書を作成することが理想のサンプルを作成するための早道です。
特に、日本以外の工場のスタッフは「外国の方」であることを忘れてはいけません。
日本語のわかるスタッフもいますが、日本語がわからないスタッフも当然います。
そのような日本語がわからないスタッフにもわかりやすい指示書を作成することがポイントです。
そのためには、
・仕様の説明を図でわかりやすく説明する
・写真を交えて説明をする
といった工夫が必要となります。
どうしても指示書上の説明が難しい場合は参考となるサンプルを用意すると伝わりやすくなります。
②分かりやすいメールでの依頼
サンプルの依頼は基本的にメールで行います。
このメール上でも「わかりやすさ」を意識して伝えましょう。
相手が「外国の人」である可能性もありますし、日本人であってもダラダラと長い文章で説明がされているよりも明確にポイントを押さえた内容の方がわかりやすいです。
そのため、
・箇条書き
・明確な依頼内容を記載
を意識していただき、あとは指示書を見ればわかるような状態にしましょう。
指示書はもちろんですが、このメールのやり取りこそがスムーズにサンプル作成をするための鍵となりますので、ここでは詳しくサンプル依頼のメールについて深掘りをしていきます。
依頼にはチャットツールではなくメールを使用する
最近はLINEやWechatをなどのチャットツールを使用してやりとりすることも増えましたが、基本的にはメールを使用して依頼をしましょう。
チャットツールの方が便利なのになんで？
という方も多いのですが、
理由としては
・チャットツールだと品番ごとに内容が追えない
・話の内容が埋もれてしまう
・チャットツールだとエビデンスとして残しにくい
という点が挙げられます。
今後大事な商品として販売していくためのサンプルですし、
・サンプル依頼日
・納期
・コスト
などの情報は今後とても重要な内容になり、何かあった時の証拠としても使うのでスムーズに検索できるような内容にしておくことも重要です。
また、国によって使えるツールやアプリもの制限もあるので（特に中国）メールでやり取りをしていただくのがベストです。
チャットでのやり取りは
・急ぎの案件
・納期やコストに関わらない確認
程度に収めましょう。
【アパレルブランド立ち上げ】サンプル作成をスムーズにする神メール術！例文も紹介！
サンプル依頼の際にはわかりやすく伝えることが最重要ですが、短いメールの中にも必要な要点を入れた内容にすることが重要です。
ここでは、サンプル依頼をする際のメールの事例をお伝えします。
メールの構成の型について
必要な内容を的確に伝えるためには簡潔かつ必要な内容を入れたメールの構成にする必要があります。
＜メールの構成の型＞
構成としては大きく分けると
①件名
②冒頭の挨拶と要件
③サンプル作成するアイテムの情報
④希望納期と納期確認について
の4つで構成されます。
この型に合わせてさらに各項目で必要な情報を箇条書きで伝えることで伝えやすくなります。
何度もやり取りが発生するとコミュニケーションコストが発生しお互いにストレスにもなるので、サンプル依頼する上で必要な情報を的確に伝えることでスムーズに進みます。
では、各項目での特に入れるべき必須の内容についてお伝えします。
①件名にはブランド名と要件を入れる
件名にはブランド名と要件を入れましょう。
特にブランド名だけを入れずに要件だけを入れる方もいますが、受け取り手もたくさんのブランドの案件に携わっているため、どのブランドの件かがぱっと見でわかった方が親切です。
また、サンプル依頼の際はここに
・品番
・アイテム名
を記載すると伝わりやすいです。
②要件を伝える
まずメールの冒頭では何に関するメールなのか要件を伝えましょう。
まず要件を伝えることでその後の内容がスムーズに入りやすくなります。
③アイテム名を伝える
アイテム名を伝えます。
アイテム名を伝えることでどのアイテムのサンプル依頼なのかがわかりやすくなります。
複数似たようなアイテムのサンプルがある場合はアイテムの特徴を入れたアイテム名になるように少しづつ変えると認識しやすくなります。
④品番を伝える
品番を入れましょう。
アイテム名だけ入れればOKかというと、
・管理は品番ごとに行なっている
・品番だと人によっての認識が分かれない
ため品番の記載をしましょう。
逆に品番を入れたらアイテム名は不要では？と思われる方もいらっしゃるのですが、通常会話ベースでやり取りする際はアイテム名で呼び合うことが多いと思うので、品番もアイテム名も両方記載することをオススメします。
⑤素材名や生地品番を伝える
素材名や生地品番を伝えましょう。
ここも生地品番がない場合は素材名だけでもOKなのですが、素材名だけだと似たような素材があった際に見分けがつきません。
生地品番がある場合は生地品番も入れていただくことでどの素材のことか明確にわかりますので入れましょう。
⑥色名や色番を伝える
使用したい色名や色番を伝えましょう。
ここも色名だけだと、スワッチに複数同じような色があるとどの色が希望なのかわかりません。そのため、色名と色番を合わせて伝えましょう。
また、色番だけ記載した場合、仮に色番の記載間違いがあった場合に間違いに気づけません。間違えを避けるためにも両方記載しましょう。
スワッチによっては色番の記載がない生地もあります。その場合は
スワッチのどの位置（上から何番目や右から何番目）の色か
明確に指示しましょう。
⑦希望の納期
希望の納期を記載します。
まずは自分の希望する納期を記載し、スケジュール感を伝えその納期で可能か確認をしましょう。
これがないといつまでにサンプル作成をしていいかわかりません。
希望の納期は工場にもよりますが、10日〜2週間くらいを目処に設定をして確認をしましょう。
⑧納期連絡のお願い
希望の納期を伝えるだけではなく、実際の納期がどうなるのかを確認して折り返してもらう内容を入れましょう。
希望の納期を伝えたから、それで作ってくださいね！
というスタンスではなく、スケジュール的にできることとできないことがあります。
そのため、希望の納期を伝えた上で
・その納期が可能なのか
・いつなら可能なのか
スケジュールを確認しましょう。
また、スケジュールの連絡が来たらそのまま放置をするのではなく、予定の納期の前に予定通り進んでいるのかも確認しましょう。
まとめ
いかがでしたか？
サンプル作成をスムーズに行うためにはわかりやすい指示書やメールが必要であることがわかっていただけたかと思います。
わかりやすい内容だと間違いも少なく、コミュニケーションもスムーズにいきますので意識しましょう。
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